Mettre en concurrence le syndic : comment comparer les contrats

Une mission que la loi confie au conseil

C'est l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui l'organise. Avant l'assemblée générale appelée à désigner un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat de syndic. Ces projets doivent être établis selon le contrat type prévu par la loi, et accompagnés d'une fiche d'information sur le prix et les prestations.

Comparer les offres de syndic n'est donc pas une initiative militante d'un conseil remuant : c'est une mission que la loi lui attribue, au service de l'information de l'assemblée.

Trois précisions du même article, souvent méconnues :

• La dispense doit être votée. Le conseil peut être dispensé de cette mise en concurrence, mais seulement par un vote de l'assemblée générale à la majorité des voix de tous les copropriétaires, sur une demande inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée précédente.
• Un copropriétaire peut aussi agir. Il peut demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée l'examen des projets de contrat qu'il lui communique.
• L'oubli ne rend pas la désignation irrégulière. Le texte précise que la formalité n'est pas prescrite à peine d'irrégularité de la décision de désignation. Autrement dit, une assemblée qui reconduit le syndic sans mise en concurrence prend une décision valable : c'est le conseil qui a manqué à sa mission, et l'assemblée qui a voté sans point de comparaison.

Quand s'y prendre

Le point de départ est la date de fin du mandat en cours. L'article 28 du décret du 17 mars 1967 fixe une limite : la durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois ans. Le contrat en cours indique sa date d'échéance ; c'est elle qui fixe l'assemblée à préparer.

En pratique, et c'est un conseil, pas une règle : commencez quatre à six mois avant cette assemblée. Il faut identifier des syndics, obtenir leurs projets de contrat, parfois les rencontrer, comparer, puis rédiger un avis qui sera joint à la convocation. Un conseil qui s'y prend un mois avant ne compare plus, il subit l'offre en place.

Ce qui rend deux contrats comparables

Bonne nouvelle : la loi a fait une partie du travail. L'article 18-1 A impose que tout contrat de syndic respecte un contrat type, fixé par décret. Deux projets de contrat ont donc la même structure : vous comparez des rubriques identiques, pas des documents de forme libre.

Le même article pose le principe de la rémunération : un forfait pour la gestion courante, et une rémunération complémentaire possible seulement pour des prestations particulières, dont la liste est fixée par décret. Tout ce qui n'est pas sur cette liste est réputé compris dans le forfait.

L'outil le plus utile est la fiche d'information sur le prix et les prestations, qui accompagne chaque projet de contrat. Son modèle est fixé par un arrêté du 30 juillet 2021, et son format est strict : aucune information ne peut y être ajoutée ou retranchée. Toutes les fiches présentent donc les mêmes rubriques, dans le même ordre. Comparez-les côte à côte :

1. Les informations générales – durée du contrat, heures ouvrables de référence, horaires de disponibilité du syndic.
2. Le forfait – les prestations obligatoirement incluses, comme les visites de l'immeuble et l'assemblée générale annuelle, et les prestations optionnelles, comme des assemblées supplémentaires ou des réunions avec le conseil syndical. La fiche indique aussi le coût horaire appliqué en cas de dépassement.
3. Les prestations particulières, hors forfait – réunions et visites supplémentaires, sinistres, travaux et études techniques, litiges. Elles sont facturées au temps passé, à un taux horaire unique, ou à un tarif forfaitaire par prestation.
4. Les frais imputables à un seul copropriétaire – frais de recouvrement, frais liés à une vente, dont l'état daté, au prix plafonné par décret.

Les pièges les plus courants

• Ne comparer que le forfait. Un forfait bas peut cacher peu de visites, aucune réunion avec le conseil incluse, ou un taux horaire de dépassement élevé. Comparez le forfait et ce qu'il contient, ligne à ligne.
• Oublier les honoraires de travaux. Pour des travaux votés en assemblée, le syndic peut demander des honoraires spécifiques. L'article 18-1 A les encadre : ils sont votés à la même assemblée et à la même majorité que les travaux, et exprimés en pourcentage du montant hors taxes, à un taux dégressif. Si votre copropriété prévoit un ravalement ou une rénovation, ce poste peut peser plus lourd que l'écart entre deux forfaits.
• Laisser passer des prestations hors mission. Toute prestation qui sort de la mission du syndic doit faire l'objet d'une convention séparée, autorisée par l'assemblée, et ne peut pas figurer dans le contrat de syndic. C'est aussi le cas d'une convention avec une entreprise liée au syndic. Un contrat qui en mêle est un signal d'alerte.
• Comparer des durées différentes. Un contrat d'un an et un contrat de trois ans ne s'évaluent pas de la même façon : vérifiez la durée annoncée en tête de chaque fiche.

Rendre un avis écrit à l'assemblée

L'article 21 donne au conseil un outil simple et puissant : il peut rendre un avis écrit sur tout projet de contrat de syndic, et cet avis est joint à la convocation de l'assemblée, avec les projets concernés. Les copropriétaires le lisent avant de voter.

Un bon avis tient en une page : les offres comparées, leurs écarts sur les rubriques de la fiche qui comptent pour votre immeuble, et une recommandation motivée en une phrase. Rappelez aussi le cadre : le conseil compare et recommande, c'est l'assemblée générale qui désigne le syndic.